Многие компании перевели своих сотрудников на удаленную работу. Мы предлагаем перевести в бесконтактный режим и обмен документами с контрагентами.
Обмениваясь документами с контрагентами через программы 1С: Документооборот или 1С: ЭДО, вы не контактируете с людьми и не касаетесь бумаг. Таким образом, ЭДО помогает полноценно изолироваться и защитить себя, своих коллег и близких от вирусной инфекции.
Что такое - безбумажный документооборот?
Термин "безбумажный документооборот" предусматривает процесс, при котором любые операции над документами (формирование, изменение, утверждение, согласование, подписание и т.д.) производятся в электронном виде. При этом, как правило, используется ЭЦП, которая обеспечивает подлинность документа.
Традиционным и устоявшимся подходом фиксации всех операций является формирование документов в бумажном виде. Процесс бумажного документооборота практически невозможно автоматизировать, в связи с чем возникают следующие сложности:
- проблема быстрого поиска информации. В документах (особенно большого объема) очень сложно вручную найти нужные сведения. Если необходимо из нескольких документов собрать информацию в один, задача усложняется, поскольку работа становится весьма трудоемкой;
- проблема доступа к документам. Если предприятие имеет филиалы, представительства или отдельные офисы, быстро предоставить документы для изучения или обработки становится проблематично. Кроме того, если документы сданы в архив, для работы с ними их сначала нужно найти;
- проблема изменения и актуализации документов. При внесении в бумажные документы каких-либо изменений нужно удостоверить правки подписью, ФИО и должностью сотрудника, а также датой исправления. Если нужно исправить достаточно множество документов, такая работа может потребовать много времени и усилий;
- проблема с обменом информацией. Процесс работы с бумажными документами предполагает их физическое перемещение, что чревато не только длительностью, но и возможностью порчи или утери документов.
Таким образом, бумажный документооборот ограничивает процессы, происходящие в организации, замедляя их и не давая возможности быстрого осуществления.
Преимущества безбумажного документооборота
В связи со сложностями, которые возникают при использовании бумажных документов, все больше хозяйствующих субъектов внедряет в рабочий процесс безбумажный документооборот. С его помощью можно решить следующие основные задачи при ведении бизнеса:
- снизить финансовые и трудовые затраты (экономия на бумаге, принтерах, времени, почтовых услугах);
- уменьшить время обработки документов (быстрота подготовки, актуализации, подписания, передачи);
- обеспечить сохранность документов (сохранение оригиналов в базе документов);
- установить быстрый доступ к документам (установить возможность однопользовательского или многопользовательского доступа, автоматизацию доступа);
- определить круг пользователей документов (предоставление доступа конкретным должностным лицам, инвесторам, учредителям);
Главное преимущество безбумажного документооборота заключается в том, что он позволяет отказаться от бумажных документов и перейти на их цифровую трансформацию. В этом случае изменяется качество проведения процессов обработки и хранения документов.
Что такое цифровая трансформация документов
Цифровая трансформация документов - это процесс их перевода из бумажного в цифровой вид, при котором решаются три основные задачи:
- сокращение малоэффективного и нетворческого ручного труда;
- сокращение времени между различными этапами обработки документов;
- информационное сопровождение каждого процесса (сохранение сведений о том, кто и когда работал с документом).
Применяя цифровую трансформацию, можно существенно снизить затраты, и в особенности трудовые, что в конечном итоге позволяет увеличить эффективность использования персонала. Кроме того, такая трансформация позволяет весьма серьезно повысить качество проводимой работы, что также влияет на эффективность осуществления предпринимательской деятельности.
Особенности безбумажного документооборота
При организации безбумажного документооборота необходимо отметить следующие моменты:
- безбумажный и электронный документооборот - это две разные вещи, хотя несколько похожие. В первом случае документооборот ведется строго в электронном формате с полным отказом от бумажных копий документов. Во втором случае документооборот также ведется в электронном виде, однако при этом возможно полное либо частичное дублирование документов на бумаге;
- переход на безбумажный документооборот предполагает работу с документом в электронном виде на всех этапах его жизненного цикла - от момента создания до момента архивирования в базе данных;
- для каждого документа нужно разработать шаблон карточки, на основании которого будут создаваться новые документы конкретного вида;
- документы электронного формата желательно создавать в том же виде, что и бумажные для простоты и удобства работы с ними;
- для работы с документами желательно использовать ЭЦП, даже самую простую, например, логин и пароль;
- программу безбумажного документооборота можно настроить на автоматическую рассылку документов пользователям для ознакомления;
- документы, хранящиеся в базе информации, можно архивировать и хранить без каких-либо проблем в течение длительного времени.
Необходимо понимать, что для перехода на безбумажный документооборот требуется ввести автоматизацию документационных процессов. Для этого можно использовать программы 1С: Документооборот или 1С: ЭДО, благодаря которым у компании появляется возможность создать централизованную базу по хранению и обработке документов и предоставить пользователям доступ к работе с ними.
Если вы хотите перейти на безбумажный документооборот, то обращайтесь к нашим специалистам. Они подберут подходящую для вашего бизнеса программу и настроят все необходимые бизнес-процессы.
