Авизо

Авизо – это официальный документ, который используется юридическими лицами для того, чтобы подтвердить факт исполнения той или иной операции. Понятие может использоваться повсеместно в коммерческой, банковской и бухгалтерской сферах.

Что обозначает авизо?

Данный термин происходит от итальянского слова «avviso», которое дословно переводится как «уведомление». В частности, термин используется для обозначения официального письменного извещения, направленного от одного лица другому с целью информирования об осуществлении тех или иных мероприятий (например, перевод денег, отправка груза и пр.).

В рамках бухгалтерского учёта авизо представляет из себя уведомление о различных отклонениях либо изменениях статуса денежных потоков, имущества и активов. Документ может содержать в себе сведения об изменениях в нормативно-правовых актах, касающихся оформления бухгалтерских документов. Кроме того, через авизо может передавать информация об:

• остатке денег на счёте;
• внесённых дебетовых и кредитовых записях;
• открытии аккредитива и пр.

Разновидности авизо

Существует несколько классификаций авизо. Так, в зависимости от того, кому направляется уведомление, выделяют несколько групп авизо:

• Между структурными подразделениями одной компании

В данном случае авизо представляет из себя документ в виде бухгалтерской справки, назначение которой заключается в фиксировании передачи информации о хозяйственных операциях между подразделениями, имеющими отдельный баланс.

• Между разными контрагентами

Операции купли-продажи подразумевает то, что продавец и покупатель должны извещать друг друга обо всех этапах исполнения своих обязательств – и происходит это именно с помощью авизо. Так, продавец обязан ставить в известность покупателя о готовности партии товара к отгрузке и его точной стоимости. В свою очередь, покупатель обязан направить продавцу ответное уведомление, в котором будет отражена информация о списании денег с его личного счёта на счёт продавца в качестве оплаты за приобретённый товар.

В том случае, если между несколькими предприятиями ведутся переговоры относительно качества, количества и денежного выражения услуг (поставляемой продукции), то можно говорить о прямых и обратных авизо:

1. Прямое авизо не предполагает ответа на отправленный запрос от второй стороны. Фирма имеет право направить контрагентам запрос об изменениях параметров товара или стоимости, но это не говорит о том, что контрагент, свою очередь, должен принять эти условия или ответить на запрос.
2. Обратное авизо, напротив, подразумевает ответную реакцию на отправленное уведомление (согласие или несогласие на заявленные условия, а также собственные варианты действий). Обратное авизо также может выступать в качестве подтверждения завершения финансовой операции и отсутствия каких бы то ни было претензий контрагентов по отношению друг к другу.

В зависимости от задолженности, авизо может быть:

1. Кредитовым – составляется покупателем товара с целью подтверждения задолженности перед продавцом.
2. Дебетовым – составляется продавцом для того, чтобы известить покупателя об имеющихся денежных обязательствах и требованиях их погашения.

Кроме того, авизо бывает электронным и тогда заверяется электронной подписью, а также почтовым. С развитием информационных технологий электронные авизо стали использоваться значительно чаще, однако нужно помнить о том, что они будут действительными только при обязательном наличии электронной подписи.

Кредитовое и дебетовое авизо

Кредитовое авизо устанавливает наличие долга перед продавцом (контрагентом) и его размер. Оно формируется самим покупателем и фактически является поручением на зачисление денежных средств.

В ответ на авизо продавец предоставляет покупателю счёт-фактуру, которая в дальнейшем подлежит аннулированию (если покупатель возвращает продавцу всю партию купленного товара) или корректировке в меньшую сторону (если покупатель возвращает часть партии).

В случае поставки незаявленных товаров или продукции плохого качества кредитовое авизо может служить торговым документом, составляемым на основании претензии, как отказ от платежа. В таком случае дебиторская задолженность будет снижена.

Что касается дебетового авизо, то оно используется для уведомления контрагента об имеющихся у компании прав требовать выполнения финансовых обязательств. Фактически, дебетовое авизо выступает в качестве поручения о списании денежных средств по завершении операции. В свою очередь, дебетовое авизо может быть:

• официальным уведомлением о том, что финансовая операция выполнена;
• уведомлением о том, что у получателя авизо имеется задолженность.

Оформление авизо

Унифицированной формы оформления авизо нет, поэтому каждая компания самостоятельно разрабатывает и устанавливает её для себя, а затем (что очень важно) закрепляет в своей учётной политике. Тем не менее, есть обязательные пункты, которые строго должны быть отражены в уведомлении. К ним относятся:

• номер документа и дата его составления;
• содержание расчётной операции;
• основания осуществления операции;
• сумма и номер счёта;
• сумма транзакции или доход от реализации;
• сведения об отправителе и получателе (включая реквизиты).

Если авизо направляется в адрес сторонней компании, то к ней дополнительно нужно будет приложить документацию (платёжные поручения, права на активы и всё, что относится к сути передаваемого объекта).

При передаче финансовых активов (пассивов) адресат получает авизо, оформленное в двух экземплярах. Один из них хранится в бухгалтерии и выступает в качестве подтверждения законности проведения финансовой операции у получателя, а второй (с соответствующими пометками о получении) – возвращается отправителю.

Авизо оформляется в трёх экземплярах, если используется для внутрихозяйственных операций, осуществляемых в рамках одной компании между её структурными подразделениями. В таком случае первый экземпляр остаётся в бухгалтерии, второй экземпляр (с пометками о получении) возвращается отправителю, а третий – направляется в главный офис (головное подразделение), откуда и ведётся координирование всех последующих действий подразделений.

Авизо по ОС

Авизо по основным средствам используется для фиксации перемещения денежных средств между отделами и подразделениями внутри одной компании. Все эти операции отражаются на субсчетах 79 счёта, который как раз и регулирует расчёты между подразделениями, состоящими на отдельном балансе.

Факт перемещения денег в отдел фиксируется исходящим авизо по ОС. Если документ формируется в бухгалтерской программе, то при выборе объекта ОС, табличная часть авизо заполнится автоматически на основе инвентарного номера и стоимости. Также произойдет автоматическая корректировка в бухгалтерском учёте: передача первоначальной стоимости и амортизации отразится на счёте 79.

Факт поступления средств из отдела, в свою очередь, фиксируется входящим авизо по ОС, которое оформляется в бухгалтерской программе на основе полученного исходящего авизо. В данном случае все реквизиты о переданном объекте ОС нужно будет ввести вручную.

Авизо по расчётам

Основная функция авизо по расчётам заключается в перемещении дебиторской и кредиторской задолженностей, обретённых с участием внешних контрагентов, между подразделениями фирмы. При этом, в одном уведомлении сразу можно сообщить об обеих разновидностях долгов по различным договорам.

Авизо по расчётам также бывает входящим и исходящим. В них обязательно должна указываться следующая информация:

• вид долга (кредиторская и дебиторская задолженность);
• сведения об отправителе и получателе;
• номера договоров;
• суммы.

Форма документа авизо в бухгалтерии

Как уже было отмечено ранее, общепринятой формы документа авизо нет, поэтому каждая организация разрабатывает её по собственному усмотрению.

В общем же виде авизо в бухгалтерии выглядит как специальный бланк, на котором указывается такая информация, как: номер авизо, дата оформления документа, характер операции, сумма транзакций или доход от реализации товаров, номер счёта, реквизиты отправителя и получателя.

Также необходимо помнить, что авизо может быть заменено на платёжные поручения или иную расчётную и бухгалтерскую документацию.