Авансовый отчет – документ, подтверждающий расход денежных средств, которые выдаются в качестве аванса и имеют связь с деятельностью юридического лица.
Независимо от цели, получившее деньги лицо в авансовом отчете указывает:
- выданную сумму;
- произведенные расходы по факту;
- перерасход или остаток денег.
К отчету должны быть прикреплены подтверждающие траты документы.
Авансовый отчет: форма
Постановление Госкомстата России от 01/08/2001 N 55 предусматривает определенную форму авансового отчета, которая обозначается как N АО-1.
Но с 2013 года она необязательна, и компания имеет право ориентироваться на свою собственную форму с учетом требований к обязательным реквизитам Федерального закона N 402-ФЗ от 06/12/2011 "О бухгалтерском учете" (ч. №2 ст. №9).
Тем не менее большинство организаций предпочитает пользоваться утвержденной формой N АО-1.
Составление авансового отчета и его сдача: нормативные акты
В основном порядок регулируется указанием Банка России от 11/03/2014 N 3210-У.
Некоторые нормы указаны в Положении об особенностях направления работников в служебные командировки (N 749 от 13/10/2008).
Составление авансового отчета: кто должен этим заниматься
Абзац №2 п.6.3, содержащийся в документе Указания N 3210-У, гласит, что авансовый отчет должно заполнять лицо, ранее получившее денежные средства, а затем нужно отнести его в бухгалтерию. Кто такие подотчетные лица:
- сотрудники компании;
- внештатные сотрудники, участники гражданско-правового договора (к примеру, договора подряда, договора оказания услуг). Речь идет только о физических лицах. В этом случае они приравниваются к сотрудникам компании согласно письму Банка России от 02/10/2014 N 29-Р-Р-6/7859. Таким образом, выдача средств под отчет и окончательный расчет с ними проводятся так же, как и со штатными работниками компании.
Кто может получать деньги под отчет: список сотрудников
Организация не обязана составлять списки лиц, имеющих возможность получить деньги в подотчет.
Хотя компания может отметить их в ЛНА (локальном нормативном акте): это может быть раздел в положении о документообороте или отдельная инструкция, по которой можно составить авансовый отчет.
Авансовый отчет: срок для предоставления
Предоставить документ нужно в течение трех рабочих дней:
- после последнего дня периода, на который деньги были выданы;
- со дня, когда подотчетное лицо приступило к работе (после болезни/отпуска или приезда из командировки).
Пример. Расчет даты
Ситуация 1:
Денежные средства были выданы 15/05/2017 (то есть в понедельник) на 5 рабочих дней.
В этом случае во вторник 16/05/2017 заканчивается первый рабочий день, а пятый – в следующий понедельник, то есть 22/05/2017.
Таким образом, отчет нужно предоставить в течение 3-х рабочих дней с 23/05 до 25/05.
Ситуация 2:
На командировочные расходы были потрачены денежные средства.
Командировка заканчивается 19/05/2017, в пятницу.
Работник выходит на привычное рабочее место 22/05, в понедельник, а для предоставления авансового отчета у него будет 3 дня с 23/05 до 25/05.
Заявление на выдачу
Чтобы выдать под отчет наличные деньги сотруднику, нужен расходный кассовый ордер. Подотчетное лицо должно составить письменное заявление в произвольной форме, где будет запись о сумме необходимых средств. Резолюция руководителя подтверждает или корректирует запрос, поэтому заявление также должно содержать дату и подпись руководителя. Это обязательные реквизиты.
Нормативный акт не предусматривает форму заявления, поэтому ее можно составлять в произвольном виде, но она может также быть утверждена в ЛНА организации.
Проверка авансового отчета: сроки
После передачи отчета он проверяется в бухгалтерии, затем его утверждает руководитель компании, а потом осуществляется окончательный денежный расчет с сотрудником. Срок устанавливается приказом или в ЛНА.
Во время окончательного расчета сотрудник либо возвращает неизрасходованную часть денежных средств, либо наоборот: если пришлось потратить больше запланированной суммы и если руководство утвердило это, то работнику выплачивают перерасход.
Бухгалтерские проводки
Работник по форме N АО-1 предоставляет авансовый отчет о средствах, которые он потратил.
Остаток возвращается в кассу.
С согласия руководителя работнику возмещается перерасход, если денег было потрачено больше предусмотренного.
Как отражаются эти операции в бухучете:
Выдача денежных средств
Подотчетные денежные средства получены сотрудником: Дебет 71 – Кредит 50.
Утверждение авансового отчета
Товары (услуги или работы), оплаченные подотчетником, приняты к учету. Это могут быть командировочные расходы, канцтовары, услуги нотариуса: Дебет 10 (08, 20, 26, 44) – Кредит 71.
Остаток неизрасходованных денег получен от работника: Дебет 50 – Кредит 71.
Перерасход по авансовому отчету возвращен сотруднику: Дебет 71 – Кредит 50.
Расчеты с помощью пластиковой карты
Деньги для расходования по корпоративной карте были выданы сотруднику: Дебет 55 – Кредит 51,52.
С корпоративной карты работником сняты деньги (выданы подотчетные денежные средства): Дебет 71 – Кредит 55.
Отражено списание средств со счета без подтверждения сопутствующими документами: Дебет 73 – Кредит 55.
Для возмещения расходов работником внесены наличные деньги: Дебет 50 – Кредит 73.
Из зарплаты работника удержаны средства, потраченные по корпоративной карте на личные нужды: Дебет 70 – Кредит 73.
Из зарплаты работника в определенных случаях могут быть удержаны подотчетные суммы. Потребуются такие проводки:
Отражение подотчетных сумм, которые не были возвращены в установленный срок: Дебет 94 – Кредит 71.
Подотчетные деньги, не возвращенные в установленный срок, удержаны из заработной платы подотчетного лица: Дебет 70 – Кредит 94.
Авансовый отчет: пошаговое заполнение
Авансовый отчет готовится в одном экземпляре.
Проставляется дата, отчету присваивается номер. На лицевой стороне необходимо указать название фирмы, подразделение, ФИО генерального директора, ФИО подотчетного лица, табельный номер, должность, наименование аванса.
Сведения о наличии остатка и сумма текущего аванса отражаются в табличной части. В случае перерасхода по предыдущему авансу эта информация указывается там же. Должно отметить общее количество полученных и израсходованных средств, сумму перерасхода или остатка, сведения о бухгалтерских счетах, где отражается подотчет.
В графах 2-4 на оборотной стороне, соблюдая хронологический порядок, работник указывает реквизиты подтверждающих расходы документов, сумма затрат отмечается в 5-й графе. Сумма принятых к расходу средств указывается бухгалтером в 7-й графе, счета (субсчета) – в 9-й графе, а 8-ая графа заполняется бухгалтером, если средства были выданы в валюте.
Производственные расходы не смогут быть отражены и у организации не получится вычесть НДС без подтверждающих первичных документов, которые работник должен прикрепить к отчету. К ним относятся: чек (товарный или кассовый), ПКО, товарные накладные и т.п.
Бухгалтер заполняет расписку о принятии отчета к проверке, отрезает ее и вручает подотчетному лицу. В ней содержатся ФИО подотчетного лица, сумма полученных денег, реквизиты отчета и количество документов.
Но временами при заполнении авансового отчета возникают ошибки.
Исправление ошибок
Если в авансовом отчете была найдена ошибка, то исправлять ее нужно по общим правилам:
- Если была сделана неправильная запись. (К примеру, на канцтовары сотруднику выдали под отчет 6000 рублей. Фактическая стоимость оказалась 5483,12 руб. Но во время заполнения авансового отчета человек сделал ошибку и указал сумму расхода в 5493,12 руб. Для исправления нужно зачеркнуть одной строкой ̶5̶4̶9̶3̶,̶1̶2̶, написать верную сумму 5483,12.
- Рядом поставить отметку "исправлено", исправление должно быть читаемым.
- Исправление необходимо заверить подписью сотрудника.
Штрафы за отсутствие авансового отчета
Если отчет не был предоставлен в установленный срок, это нарушение кассовой дисциплины. В таком случае могут быть применены следующие штрафные санкции:
- За отсутствие первичных документов положена административная ответственность. Это грубейшее нарушение требований к бухгалтерской отчетности и бухучету, за него предусмотрен штраф до 10000 рублей. Если нарушение произошло повторно, штраф увеличивается до 20000 рублей (статья №15.11 КоАП).
- Штрафы доначислений сумм за неуплату страховых взносов и НДФЛ, недоимки по налогу на прибыль (налогу при УСН). Для ИП или организации предусматривается штраф 20% от суммы доначислений (статьи №122, 123 НК).
Таким образом, налоговый инспектор может обратить внимание на следующие нарушения:
- у авансового отчета нет подтверждающих документов;
- нет заявлений на выдачу авансового отчета.
Сроки хранения авансовых отчетов
Согласно части №1 статьи №29 Федерального закона № 402-ФЗ авансовые отчеты подлежат хранению в течение 5 лет. Каждая организация сама выбирает порядок хранения отчетов. Чаще всего авансовые отчеты вместе с необходимыми документами прошиваются поквартально либо в хронологическом порядке.
Правила выдачи средств в подотчет были упрощены внесением поправок в Указание № 3210-У (Указание ЦБ от 05/10/20 № 5587-У).
С 30/11/2020 вступили в силу следующие изменения:
- в заявлении на выдачу денег не обязательно указывать срок выдачи и сумму аванса. На несколько выдач денег одному или сразу нескольким работникам можно оформлять один приказ.
- ИП и организация могут сами определять срок для предоставления авансового отчета.
- деньги в подотчет могут получать даже те работники, которые не отчитались по предыдущим полученным суммам.
- с 2021 года на заработную карту работника можно перечислять подотчетные деньги. Реквизиты карты должны быть отражены в приказе директора либо в заявлении на подотчет. Чтобы налоговые органы не подумали, что перечисленные деньги являются зарплатой, платежные поручения нужно оформлять особым образом. В поле "наименование платежа" необходимо указать, для каких целей перечислены деньги. Например: оплата командировочных расходов, оплата хозяйственных нужд и т.д.
Если соблюдать все требования законодательства, то выдача подотчетных денежных средств не обернется для организации головной болью.
