Для повышения работоспособности персонала в условиях удаленной работы рекомендуется учитывать множество нюансов, соблюдать некоторые правила и рекомендации. Команда разработчиков «1С:Документооборот» решила поделиться интересными лайфхаками, благодаря которым удастся выстроить эффективную работу.
Чтобы грамотно организовать работу персонала, применяется система «1С:Документооборот». Ее неоспоримое преимущество в том, что она автоматизирует необходимые для удаленной работы сценарии, создает единую информационную среду для сотрудников компании. Более подробная информация о ней предоставляется в конце статьи. А сейчас вполне уместно узнать, какие лайфхаки следует применять для повышения работоспособности специалистов.
Введение обязательного общего графика работы всей команды
Даже если специалисты работают дистанционно, это не должно им мешать соблюдать рабочий график. К примеру, компания работает с 10.00 до 19.00. В этот период весь персонал должен находиться на связи. Общий режим означает, что в указанное время можно написать или позвонить другим участникам команды для согласования определенных вопросов, получения на них развернутых ответов. Персоналу должно быть так же удобно, как и в офисе.
Естественно, возможны отклонения, о которых участник команды знает заранее. Если он будет некоторое время отсутствовать, то ему необходимо обязательно об этом предупредить других людей. Для этого можно использовать следующее:
- общий чат команды;
- список отсутствия в системе;
- любые другие способы, которые оговаривались со специалистами заранее.
Повышение "прозрачности" работы
Утром рекомендуется создать идеальные условия для работы. Для этого следует начать общение с другими участниками команды по аудио- или видеосвязи. Вполне уместно поинтересоваться у них уже выполненными действиями и планами на будущее: чем занимались вчера, какие возникли вопросы, что делать сегодня. С помощью таких планерок руководитель узнает, чем занимались и что планируют делать его подчиненные.
Чтобы увидеть загруженность коллег, можно просмотреть общий календарь. Он позволяет заранее составить график для планирования встреч и всевозможных обсуждений. Кроме того, участники команды могут воспользоваться опцией "общий список мероприятий". Она дает возможность записывать обсуждения участников команды, плановые встречи.
Регулярная организация ретроспектив и общий встреч
Организовывать встречи-ретроспективы рекомендуется еженедельно. Они проводятся для того, чтобы коллеги сумели продемонстрировать остальным свои достижения, поделиться планами на ближайшее время. Благодаря такому мероприятию команде удастся синхронизироваться в некоторых достижениях, быстро обсудить важные вопросы, планы.
Чтобы встреча-ретроспектива всегда приносила положительный результат в условиях удаленной работы, следует соблюдать такие важные правила:
1. Подобные мероприятия рекомендуется проводить по видеосвязи.
2. У каждой встречи должна быть повестка. Ее организатору требуется поделиться с остальными участниками целями проведения встречи, вопросами, которые необходимо обсудить.
3. Не стоит забывать о ведущем. В его обязанности входит формирование резюме: когда встреча проводилась, кто в ней принимал участие, какие вопросы решались, какие решения были приняты.
Во время проведения данного мероприятия ведущему следует показать экран с резюме, формируемым в режиме реального времени. Благодаря такому подходу, остальные участники встречи будут оставаться в контексте обсуждения, видеть результаты. Демонстрация экрана - это одно из самых важных преимуществ удаленной работы, поэтому его необходимо полноценно использовать.
Переход на "голос" в случае затягивания переписки
Затянулась переписка? В таком случае рекомендуется начать общение с участниками команды по ауди- или видеосвязи. Выбрав такую опцию, персоналу удастся на порядок быстрее решить все вопросы. Если в процессе голосового обсуждения были приняты серьезные решения, тогда его следует переслать остальным. Для этого можно использовать справочник "Файлы" или же корпоративную почту.
В течение всего рабочего дня участник команды может позвонить другому с целью решения разных вопросов. Кто-то может подумать, что это "отвлечение", но существует важная поправка: предварительно создается сообщение в чате. Если человек по каким-либо причинам не может отвлечься от дел, то он может не отвечать.
Нельзя забывать о взаимной помощи!
Каждый член команды может нуждаться во взаимопомощи. Его нельзя игнорировать, так как это может привести к снижению работоспособности. К примеру, если специалист не может разобраться с определенным вопросом, то ему следует помочь. Ответ должен быть понятным, развернутым. Он не должен занимать много времени. Нельзя геройствовать и в том случае, если возникли проблемы с решением некоторых задач. Лучше посоветоваться с другими специалистами, чем потом исправлять ошибки.
Конечно, в офисе намного проще и быстрее обратиться за помощью, но и на "удаленке" контакт не должен теряться. Для решения общих задач рекомендуется воспользоваться чатом. В онлайн-режиме можно поделиться результатами. Находясь в едином информационном поле, необходимо постоянно друг друга поддерживать.
Обратная связь между руководителем и подопечными
Важно постоянно обмениваться важной информацией с руководством компании. Для этого директору компании следует ежедневно общаться с сотрудниками. Только в таком случае ему удастся откорректировать задачи и вектор работ, разобрать кейсы, проследить за загрузкой.
Для этого можно использовать ежедневные и еженедельные отчеты о трудозатратах. Они экономят время, поскольку с их помощью руководство может узнать, кто какие задания выполняет, сколько на них уходит времени.
Постоянный контроль
Директору фирмы следует каждый день просматривать протокол работы специалистов. Он позволяет узнать подробную информацию о том, кто сколько работает, есть ли перегруз. Кроме того, протокол помогает оценить объем выполненных заданий, увидеть стыковку между участниками команды и временем. Пользуясь им, руководитель может быстро связаться со своими подчиненными.
Основные цели протокола - сохранить нацеленность специалистов на результат, применить для роста преимущества, которые предоставляет кризис.
Разговоры не только о работе!
Как и в офисе, на "удаленке" люди хотят общаться на разные темы. Чтобы почувствовать дух единой команды, рекомендуется обсуждать вопросы, касающиеся не только работы. Почему бы не поделиться с коллегами веселыми мемами, прикольными стишками, песнями, интересными фильмами?
Работа в единой информационной системе
Грамотно разработанная система "1С:Документооборот" пользуется спросом потому, что имеет следующие полезные функции:
- учет отсутствия некоторых членов команды;
- общие, личные календари;
- учет мероприятий, которые проводятся на основании личных календарей специалистов;
- ежедневные, еженедельные отчеты;
- аудио-, видеосвязь, чаты;
- контекстные обсуждения;
- корпоративную почту;
- протоколы работы персонала;
- список файлов с разграниченным правом доступа.
Это далеко не все возможности, которыми могут воспользоваться пользователи системы в условиях дистанционной работы.
Остались вопросы? Закажите консультацию наших специалистов!
