В период сдачи отчетности бухгалтер находится на пределе своих возможностей. Ему нужно выполнить множество операций - не только получить и обработать первичные документы, но также проверить корректность их отражения в программе и проанализировать правильность формирования отчетности.
Как определить, что отчетность сформирована профессионально и не содержит ошибок? Есть 10 признаков операций, которые гарантируют бухгалтеру создание верной отчетной документации.
1. Устранение рутины при осуществлении операций
Рутинных операций в трудовой деятельности бухгалтера достаточно много. С наступлением отчетного периода их количество увеличивается. Перед наступлением отчетной кампании нужно предупредить сотрудников, чтобы они не беспокоили по текущим операциям. Также нужно договориться с руководством, чтобы в это время бухгалтера не вызывали на каждое совещание, а сотрудники подавали заявления по образцам и инструкциям, заранее подготовленным и выложенным в общий доступ.
2. Организация своевременной сверки с контрагентами
Для грамотного составления отчетности необходимо получить все первичные документы от контрагентов, а также провести сверку расчетов с ними. В законодательстве не указано, как часто нужно производить сверку и кто является ее инициатором. Чтобы не иметь никаких проблем с этим, нужно разработать график обмена документами с контрагентами. Частота передачи документации зависит от особенностей деятельности компании и количества партнеров.
Большинство бухгалтеров проводит сверку 1 раз в месяц - этого вполне достаточно, чтобы проконтролировать расчеты с контрагентами к началу отчетного периода. Для автоматизации процесса можно использовать возможности сервиса 1С:Сверка.
3. Соблюдение сроков
Компания зачастую получает штраф от контролирующих органов за несоблюдение сроков сдачи отчетности. При большом количестве отчетных документов бухгалтеру сложно помнить обо всех сроках, особенно когда в 2020 г. их переносили несколько раз.
Для контроля соблюдения сроков рекомендуется использовать календарь бухгалтера, а также устанавливать напоминания, но не на последний день, а с опережением на 1-2 дня. Лучше хранить календарь не только в электронном, но и в бумажном виде перед глазами.
4. Формирование контрольных листов по каждому отчету
Для эффективного использования рабочего времени целесообразно разбивать большие задачи на более мелкие и фокусироваться именно на их выполнении. Можно сформировать контрольные листы по каждому отчету, в которых указать конкретные шаги для выполнения.
К примеру, по отчетности по НДС нужно - проверить проведенные первичные документы, имеющиеся счета-фактуры, сверить бухгалтерские счета и обороты по ним, сформировать декларацию и т.д. Такие шаги нужно внести в контрольный лист, поставить сроки их исполнения, а затем отмечать выполнение.
5. Своевременное обновление учетной политики
Обновление учетной политики необходимо для того, чтобы она соответствовала современным реалиям и изменениям, вносимым в законодательство и формы документов. Чтобы учетная политика была современной и актуальной, целесообразно установить конкретную дату обновления документа, например, каждый год перед сдачей ежегодной отчетности. Для отслеживания изменений в формах отчетности можно использовать возможности сервиса 1С:Отчетность.
6. Организация автоматического ввода первичной документации
Больше всего времени у бухгалтера занимают именно ввод и обработка первичной документации. Кроме того, в период отчетности существенно повышается риск ошибок, и для их поиска придется потратить еще время.
Для решения вопроса можно:
- делегировать обязанности по вводу первичной документации другому сотруднику;
- автоматизировать обработку первичной документации. Например, можно заказать отдельную доработку для программы 1С.
7. Подготовка технической возможности сдачи отчетности
Многие бухгалтеры сдают отчетность в самый последний момент, из-за чего серверы контролирующих органов подвергаются серьезной нагрузке и происходят технические сбои. В связи с этим имеется риск не отправить отчет вовремя, из-за чего будет назначен штраф.
Защитить себя от рисков несдачи отчетности в срок можно такими способами:
- контролировать сроки сдачи отчетов и подавать их на несколько дней раньше последнего срока;
- автоматизировать процесс сдачи отчетности, к примеру, через сервис 1С:Отчетность.
8. Налаженный документооборот с работниками
Серьезная проблема у бухгалтера возникает, когда сотрудники вовремя не предоставляют документы. Если такая ситуация возникает довольно часто, имеет смысл зафиксировать процесс документооборота в документации компании. Например, завести журналы сдачи документов под подпись, уведомлять руководителя о проблемах с получением документов от сотрудников, определить наказание за нарушение сроков.
9. Четкий регламент взаимодействия с клиентами
Составление регламента даст клиентам возможность понять, каким именно образом выстраивается процесс взаимодействия, какие документы предоставлять, как проводить сверку, как осуществлять взаиморасчет. Таким способом сокращается время проведения операций и обработки документов.
10. Эффективная автоматизация бухгалтерского учета
Автоматизация бухучета позволяет эффективно использовать рабочее время бухгалтера, сократить издержки, минимизировать расходы. Бухгалтер может обработать большой объем информации в короткие сроки, что особенно необходимо при множестве провидимых операций.
Компания 1С предлагает различные сервисы и программы, которые позволяют бухгалтеру выполнять трудовые обязанности с высокой долей эффективности и минимумом ошибок.
Звоните нашим специалистам для консультации и подключения сервисов 1С или оставьте заявку на сайте!
