Описание проекта
Ранее для ведения учета в компнаии «Донау Лаб.Москва» использовались различные информационные системы. Например, программу Microsoft Excel. Многие операции приходилось выполнять вручную, не было единого информационного хранилища данных по клиентам и текущему взаимодействия с ними. Руководство компании не получало оперативной информации о деятельности склада, отделов продаж и маркетинга. Была необходимость повысить эффективность ряда внутренних процессов:- согласование ценообразования;
- ведение клиентской базы;
- контроль работы отдела продаж;
- управление маркетингом;
- размещение заказов поставщикам (в частности консолидацию грузов) и т.п.
Для создания такой системы было выбрано решение БИТ.CRM для 1С:Управление торговлей. Типовое решение было адаптировано под бизнес-процессы организации, разработаны дополнительные механизмы управления маркетингом и продажами.
В ходе внедрения были решены следующие задачи:
- Хранения информации о клиента и их контактных данных. Теперь система позволяет регистрировать не только ЛИД («Холодный контакт»), с необходимым набором информации (имя, телефон и т.п.), но и потенциал существующего клиента (отложенную заинтересованность клиента) в единой информационной базе, гарантируя сохранность данных о клиентах компании. Но основании данных о ЛИДе cистема способна показать совпадения в клиентской базе и исключить дублирование данных.
- Автоматические рассылки по клиентской базе. Автоматизация этого процесса значительно уменьшила количество ручных операций сотрудников. Также сделали в карточке контактного лица и в ЛИДе разбивку ФИО по отдельным полям, чтобы упростить подготовку базы для email-рассылок.
- Контроль за ведением сделки. Внедрена автоматическая воронка продаж, что позволило контролировать каждый этап сделки без напоминаний от руководства. Автоматические напоминания и автоматическое движение по воронке продаж позволили более эффективно работать с клиентами.
- Создание документа «Коммерческое предложение». В документе, кроме стоимости товара, также учитывается стоимость доставки и установки. На основании документа есть возможность сформировать заказ покупателя. Есть возможность выбрать и добавить в коммерческое предложение различные дополнительные услуги и товары. Данные функции позволили увеличить количество кросс-продаж клиентам и средний чек по сделке.
- Создание единых утвержденных шаблонов договоров и оперативный доступ к ним. Задача решена настройкой заполнения встроенных шаблонов договоров прямо в 1С и обеспечением возможности печати договоров, выгруженных в MS Word. Автоматизация договорной работы с клиентами позволила снизить риски юридических ошибок, а также повысить лояльность клиентов за счет повышения скорости обслуживания.
- Централизованное управление заказами поставщикам. До внедрения бизнес-процесс управления заказами был недостаточно эффективен, поскольку любой менеджер, разместивший заказ, мог внести в него изменения в любой момент времени, даже когда информация о заказе уже была передана поставщику, а сам заказ уже сформирован и готов к отправке. В итоге был автоматизирован механизм согласования изменений в заказах, благодаря которому сократились издержки на транспортировку и хранение излишков товаров.
- Исполнительская дисциплина, соблюдение сроков выполнения задач. Благодаря отчету «исполнительская дисциплина» теперь можно проанализировать, сколько задач было выполнено или не выполнено, в срок или просрочено в разрезе сотрудников подразделений. Руководитель может контролировать своевременность исполнения задач. Система позволяет регистрировать не только факты взаимодействия с клиентами, но и с коллегами, что значительно упрощает бизнес-процессы внутри компании.
- Регламент процесса продажи и работы с ЛИДами. Процесс продажи у заказчика описан в виде последовательно выполняемых действий, что позволяет сократить время на обучение новых сотрудников, оптимизировать работу опытных сотрудников и уменьшить ошибки, вызванные человеческим фактором (сотрудник может забыть что-то выполнить или пропустить обязательный этап).
- Анализ упущенной прибыли. Анализ упущенной прибыли (при работе с ЛИДами и потенциалами или при фиксировании первичного спроса в рамках процесса продажи) может способствовать принятию важных управленческих решений (например, расширить продуктовую линейку или направление бизнеса, заключить выгодное сотрудничество и другое).
