Описание проекта
Для ведения учета оптовой торговли, планирования закупок и подготовки сводной отчетности сотрудники в компании «Транзит» использовали программу MS Excel. Отчеты по оптовой торговле грузами составлялись обособленно разными подразделениями: департаментами оптовой продажи, железнодорожных перевозок, экономическим отделом и бухгалтерией. Для формирования сводных отчетов по нескольким департаментам использовался Google диск, куда вносились все отчеты, а потом формировался единый файл. Данный принцип работы требовал большое количество временных затрат сотрудников. Управленческая отчетность подготавливалась несвоевременно, а также отчеты были представлены не в полной аналитической детализации.
Руководством компании «Транзит» было принято решение об автоматизации направления оптовой торговли грузами.
Сотрудничество компаний СП «Транзит» и «Первого Бита» началось с установки 1С: Транспортной логистики и экспедирования КОРП. Вторым этапом стала автоматизация управления железнодорожным транспортом, в том числе, в разрезе оптовой торговли.
В ходе выполнения проекта реализовано:
- Партионный учет грузов;
- Планирование закупки и реализации товаров, учет заявок контрагентов (клиентов и поставщиков);
- Учет товаров в пути и на складе;
- Учет и контроль товаров, перевозимым железнодорожным транспортом (по СМГС) и автомобильным транспортом (по CMR);
- Реализация товаров, осуществляемых перевозкой железнодорожным транспортом с контролем по СМГС. Оформление пакета документов, предоставляемых контрагенту, осуществляющих железнодорожную перевозку (БелЖД) с учетом перевозки грузов в вагонах, контейнерах и перевозимой номенклатуры;
- Реализация товаров, перевозимых автомобильным транспортом (поступление партий грузов осуществлялось железнодорожным транспортом);
- Платежный календарь по оптовой торговле товарами с детализацией по документам расчетов, перевозимыми железнодорожным и автомобильным транспортом;
- Учет дополнительных расходов по закупкам товаров и коммерческих расходов в разрезе каждой партии груза;
- Учет расходов по грузовым таможенным декларациям;
- Учет и установка видов цен и прейскурантов;
- Печатные формы, необходимые для осуществления бизнес-процессов закупки и реализации грузов;
- Ячеистая система хранения грузов (площадки и зоны на терминале).
Для формирования аналитики по результатам работы направления и финансового результата были настроены следующие отчеты:
- Отчет по движению товаров, отражающий информацию о движении товара по станциям дислокаций с детальной расшифровкой по номерам вагонов, а также остаток товаров на складе, используется для планирования отгрузок товаров, перевозимых железнодорожным транспортом;
- План-фактный отчет – отражающий потребность в закупке/реализации товара, а также расчет валового дохода по операциям;
- Отчет Аналитика ЖД – отражающий свод информации по задолженностям, остаткам, плановым расходам на транспортировку и плановой сумме доходности, а также по другим аналитикам;
- Отчетность по клиентам, по поставщикам, по задолженности контрагентов с учетом особенностей перехода прав собственности, по остаткам грузов на терминале по зонам (ячейкам) с учетом вместимости по каждой зоне, журнал поездов, отчет по расходам, отчет о станционных сборах и провозных платежах и прочие;
- Закрытие расходов по реализациям в связи с особенностями поступления расходов. (после реализации товаров могут возникать коммерческие расходы по перевозке партий грузов);
- Сводный отчет по финансовому результату. Отчет Маржинальный доход ЖД отражает финансовый результат по оптовой продаже товаров, перевозимых ж/д транспортом в детальном разрезе по статьям расходов по закупке товара и коммерческим расходам, вторая часть отчета отражает финансовый результат по комплексу услуг по транспортировке груза железнодорожным транспортом.
