Все проекты English Написать директору Вебинары
Импортозамещение
Выбор региона
Ваш город:Минск
Поиск

Заказчик

Российский горнолыжный курорт (NDA)


35

Количество автоматизированных рабочих мест

300

Количество сотрудников

Описание проекта

Ежедневно сотрудниками курорта ведется работа с большим количеством контрагентов – гостями отеля, арендаторами, поставщиками, обслуживающими организациями и другими физическими и юридическими лицами.

До автоматизации сотрудники вынуждены были вносить реквизиты контрагентов дважды: сначала в учетную систему 1С, а затем в шаблон договора. Организация ведет учет по Федеральному закону №223-ФЗ, который регламентирует отношения в сфере закупок товаров, работ и услуг. Поэтому сотрудники тратили время на заполнение таблиц, созвоны для уточнения операций и сопоставления данных. Обмен информацией между подразделениями проходил через электронную почту и бумажные носители, что увеличивало сроки согласования договоров.

Руководители не могли проанализировать работу с входящими и исходящими договорами в разрезе подразделений и сотрудников. Это вело к издержкам из-за неэффективного использования ресурсов и затрудняло коммуникации между отделами.

В 2020 году руководство курорта начало масштабную работу по оптимизации внутренних бизнес-процессов и переходу на систему электронного документооборота (СЭД). К 2021 году проектная команда Первого Бита помогла реализовать проект по автоматизации казначейства, бюджетирования и подготовки управленческой отчетности на базе БИТ.ФИНАНС. В результате компания перешла на безбумажный документооборот в части согласования заявок на расходование денежных средств и пояснительных записок к ним.

Польза от автоматизации была очевидна, поэтому логичным продолжением проекта стало масштабирование. В 2021 году руководство курорта поставило задачу создать единый электронный архив юридических договоров и сократить время на их подготовку и согласование.

Для этих целей была выбрана программа 1С:Документооборот 8 КОРП. Внедрение доверили компании «Первый Бит», т.к. специалисты обладали нужным опытом, а за время работы над предыдущим проектом уже вникли в процессы и познакомились с пользователями. Это ускорило этап проведения интервью и создания «Технического задания».

Работа над проектом строилась по технологии сбалансированного внедрения:

  • стандартный функционал программы 1С:Документооборот 8 КОРП не претерпел существенных доработок для облегчения дальнейшего сопровождения;
  • запуск проекта велся поэтапно;
  • работа велась сообща: штатные сотрудники заказчика принимали активное участие в разработке методологии СЭД и заполнению НСИ.

Настройка прав и ролей пользователей

Одной из задач проекта было обеспечить конфиденциальность документов и информации. Для последовательного делегирования прав по типам задач и видам документов была составлена упрощенная структура компании. Она включала перечень подразделений и ответственных. Этот документ стал основой для создания АРМ пользователей, назначения ролей и разграничения прав.

Настройка шаблонов процессов согласования по видам документов

В зависимости от вида документа применены различные схемы согласования: последовательное и параллельное согласование, с учетом сроков и условий. Например, для одного и того же вида документа очередность согласования и количество согласующих будут отличаться в зависимости от суммы договора. Реализованная система позволила снизить нагрузку на ответственных лиц, не исключая их из контура обработки документов.

Настройка автоматического заполнения шаблонов файлов

Часть необходимых реквизитов подтянули в шаблоны с помощью запросов. Например, в шаблон договора аренды торгового места автоматически подтягивается номер торгового места, его площадь, дата начала срока аренды и т.д.

Внедрение подсистемы «Управление договорами» решения «БИТ.ФИНАНС. Управленческий учет».

Контур «Управление договорами» БИТ.ФИНАНС дополнил возможности СЭД на базе 1С:Документооборот 8 КОРП и позволил при работе с договорами:

  • заполнять графики платежей и начислений;
  • оперативно прогнозировать затраты текущего месяца;
  • контролировать бюджет ЦФО уже на этапе согласования документа;
  • прикладывать первичные документы к договору;
  • формировать бюджеты с учетом действующих договоров;
  • получать уведомления об отклонениях от запланированных параметров.

Задачи проекта

1

Создать единый электронный архив юридических договоров. Обеспечить простотой поиск нужных документов и принцип хранения, понятный даже новым сотрудникам

2

Сократить время рассмотрения и согласования договоров, получить возможность просмотра истории согласования

3

Ускорить подготовку новых типовых договоров с контрагентами и минимизировать ошибки за счет автоматического заполнения реквизитов

4

Обеспечить инструмент контроля над дисциплиной и исполнительностью сотрудников

5

Усилить конкурентные преимущества за счет скорости и качества работы с документами, контроля всех процессов

6

Решить управленческие вопросы по контролю сроков действия контрактов и этапов оплаты по действующим соглашениям

Результаты работы над проектом

  1. Электронный архив договоров и доп.соглашений объединил работу 35 сотрудников из 20 разных подразделений.
  2. СЭД обеспечила прозрачность бизнес-процесса по заключению доходных и затратных договоров с возможностью просмотра истории согласования. Найти нужный документ и проверить на какой стадии согласования он находится стало проще и быстрее. Это не только снизило риски потери документов, но и упростило ввод в должность новых сотрудников.
  3. Благодаря автоматическому заполнению реквизитов ускорено создание типовых договоров.
  4. Сократились сроки согласования договоров и внутренней документации.
  5. Для обеспечения исполнительской дисциплины руководителям отделов даны права на просмотр всех процессов и задач их подразделения. А для анализа общей картины выделена роль администратора с правами на просмотр процессов и задач компании в целом.
  6. Финансовая служба получила ценный инструмент для контроля этапов поступлений и выплат по действующим соглашениям. Это позволяет оперативно корректировать платежный календарь и строить прогнозы на достоверных данных.

Решения, которые мы внедрили клиенту

Примеры внедрения и отзывов клиентов

Посмотреть все кейсы

Закажите индивидуальное коммерческое предложение!

Оставьте контакты и наш специалист предложит несколько вариантов внедрения.

Я даю Согласие на обработку персональных данных в соответствии с Политикой Конфиденциальности

Подскажем решение для вашей задачи

Заказать помощь ИТ-специалиста